Informática para un comercio:
por dónde empezar

Una conexión a internet que no te deje sin cobrar. Hoy el datáfono, muchos TPV, el programa de gestión, los pedidos por correo y a menudo el teléfono dependen de la misma línea, así que cuando se corta, se para todo a la vez con la tienda abierta. Por eso lo primero no es un ordenador nuevo ni una web, sino una línea fiable, un router que aguante el uso de un negocio y, si cada hora sin cobrar te cuesta dinero, un segundo camino que entre solo cuando el principal falla. Justo después va la caja: que el equipo donde se cobra esté actualizado, conectado por cable si es posible y con alguien a quien llamar si se bloquea un sábado por la mañana. Todo lo demás, cámaras, web o redes sociales, tiene sentido cuando esto está resuelto; al revés, cualquier fallo de la base se lleva por delante lo que hayas montado encima.

Depende de cuánto aguantas sin red, no del tamaño del local. Si cuando se corta la fibra dejas de poder cobrar con tarjeta, y la mayoría de tus clientes paga así, cada corte es dinero perdido y clientes que se van a la tienda de al lado. En ese caso un respaldo tiene sentido aunque el local sea pequeño. Lo importante es que el segundo camino no comparta la misma infraestructura que el principal, porque dos contratos que entran por el mismo cable se caen juntos, y que el cambio sea automático, con un router que detecte el corte y pase el tráfico a la otra línea sin que nadie tenga que tocar nada. Compartir datos desde el móvil sirve para salir del paso, pero no es un plan: depende de que alguien esté, se acuerde y sepa configurarlo con clientes esperando. Lo explicamos en el artículo sobre internet de respaldo para un negocio.

Por seguridad y por velocidad. Si los clientes se conectan a la misma red que el TPV, el ordenador de gestión o el grabador de las cámaras, cualquier móvil infectado o cualquier persona con malas intenciones está, a efectos técnicos, dentro de tu tienda, al lado de los equipos donde cobras y guardas datos. Además, el móvil de un cliente viendo vídeos compite por la misma conexión que el datáfono. La solución es una red de invitados separada de verdad, aislada a nivel técnico del resto, no solo un nombre de red distinto que en el fondo lleva al mismo sitio. Muchos routers y puntos de acceso profesionales lo permiten, y algunos permiten limitar cuánto ancho de banda se lleva esa red. Y la contraseña de la red de la tienda no se le da a nadie de fuera, ni al proveedor que viene a hacer un pedido: para eso está la de invitados.

Lo que te costaría reconstruir: la base de datos del programa de gestión o del TPV, con artículos, precios, stock, clientes y ventas; la facturación y la documentación que tengas en el ordenador; y la configuración de lo que costó montar, como el propio TPV o la tienda online. Muchas veces el TPV en la nube ya guarda los datos en el servidor del proveedor, pero conviene preguntar si puedes exportarlos y cada cuánto lo haces, porque depender solo de un proveedor también es un riesgo. La regla práctica es la 3-2-1: tres copias, en dos soportes distintos y una de ellas fuera de la tienda, porque un robo, un incendio o un ransomware se llevan por delante todo lo que esté en el local. Y sobre todo, probar de vez en cuando que la copia se puede recuperar: una copia que nunca se ha restaurado es una suposición, no una copia.

Las que cubren los puntos donde de verdad pasa algo, no las que caben en el techo. En la mayoría de tiendas eso es la entrada, vista de frente para poder identificar a quien llega; la caja, encuadrada a las manos, el cajón y el datáfono; y el paso al almacén o la trastienda, que es por donde sale el material sin que nadie lo vea. Si hay algún rincón que no se ve desde el mostrador, puede justificar una cámara más. Los metros cuadrados no son la medida: un local grande con un solo mostrador puede necesitar menos cámaras que uno pequeño con dos entradas. Y hay sitios donde nunca se graba, como probadores o aseos. Tiene sentido dejar las cámaras para después de la conexión, la caja y las copias porque, si la red es inestable o nadie revisa las grabaciones, la cámara no protege nada. Lo detallamos en el artículo sobre dónde colocar las cámaras en un comercio.

Para muchos comercios de barrio la ficha de Google, el perfil de empresa que aparece en el mapa y en las búsquedas, rinde más que una web, y además es gratis. Es lo que ve quien busca una tienda como la tuya cerca: horario, dirección, teléfono, fotos y reseñas. Mantenerla al día, sobre todo el horario en festivos y vacaciones, evita el cliente que llega y se encuentra la persiana bajada. La web pasa a ser importante cuando quieres explicar algo que la ficha no permite, como un catálogo, servicios con detalle o una tienda online, o cuando compites con otros comercios que sí la tienen bien hecha. Si vas a tener web, que la ficha enlace a ella y que los datos coincidan en los dos sitios. Lo razonable con presupuesto corto es empezar por la ficha bien trabajada y añadir la web cuando haya algo concreto que contar.

Lo mínimo que más protege cuesta poco: contraseñas distintas para cada servicio, guardadas en un gestor y no en un pósit junto a la caja; verificación en dos pasos en el correo, en el banco, en la cuenta de Google de la ficha y en el programa de gestión si lo permite; y un usuario por persona en los equipos, para que cuando alguien deje de trabajar contigo puedas retirarle el acceso sin cambiar la llave a todos. A eso se suma mantener actualizados el sistema operativo del ordenador de caja y el router, cambiar la contraseña que traía de fábrica y desconfiar de facturas, avisos del banco o llamadas de supuesto soporte técnico que piden datos o pagos con prisa. El correo es lo primero que hay que blindar, porque con él se pueden recuperar casi todas las demás cuentas. Lo explicamos con detalle en el artículo sobre contraseñas: qué hacer y qué dejar de hacer.

Depende tanto de lo que ya tengas que no tiene sentido dar una cifra cerrada sin ver el local: una tienda con buena línea, un TPV en la nube y un ordenador reciente necesita muy poco, y una con un router viejo, el wifi compartido con los clientes y sin copias necesita más. Lo que sí podemos decir es lo que publicamos en nuestra página de tarifas: el soporte informático parte de 39 € por intervención y el soporte continuo de 19 € al mes, las cámaras IP instaladas desde 149 €, el hosting web desde 9 € al mes, y web y correo de empresa desde 19 € al mes. Son precios de partida de la versión más sencilla de cada servicio; lo que necesita tu tienda en concreto se presupuesta después de verla. Por eso el orden de este artículo importa: invertir primero en lo que te deja sin cobrar evita gastar en cosas vistosas mientras lo básico sigue cojeando.