Informatica per un negozio:
da dove iniziare

Una connessione internet che non La lasci senza incassi. Oggi il POS, molti registratori di cassa, il gestionale, gli ordini via email e spesso il telefono dipendono dalla stessa linea, quindi quando cade si ferma tutto insieme a negozio aperto. Per questo la prima cosa non è un computer nuovo né un sito web, ma una linea affidabile, un router che regga l'uso di un'attività e, se ogni ora senza incassi Le costa denaro, un secondo collegamento che entri in funzione solo quando il principale si guasta. Subito dopo viene la cassa: che il dispositivo con cui si incassa sia aggiornato, collegato via cavo se possibile e con qualcuno da chiamare se si blocca il sabato mattina. Tutto il resto, telecamere, sito o social, ha senso quando questo è risolto; al contrario, qualsiasi guasto della base si porta dietro ciò che vi ha costruito sopra.

Dipende da quanto resiste senza rete, non dalle dimensioni del locale. Se quando cade la fibra non può più incassare con carta, e la maggior parte dei Suoi clienti paga così, ogni interruzione è denaro perso e clienti che vanno nel negozio accanto. In quel caso un backup ha senso anche se il locale è piccolo. L'importante è che il secondo collegamento non condivida la stessa infrastruttura del principale, perché due contratti che arrivano dallo stesso cavo cadono insieme, e che il passaggio sia automatico, con un router che rilevi l'interruzione e sposti il traffico sull'altra linea senza che nessuno debba toccare nulla. Condividere i dati dal cellulare serve per tamponare, ma non è un piano: dipende dal fatto che qualcuno ci sia, se ne ricordi e sappia configurarlo con i clienti in attesa. Lo spieghiamo nell'articolo sulla connessione di backup per un'attività.

Per sicurezza e per velocità. Se i clienti si collegano alla stessa rete del registratore di cassa, del computer gestionale o del videoregistratore delle telecamere, qualsiasi cellulare infetto o qualsiasi malintenzionato si trova, dal punto di vista tecnico, dentro il Suo negozio, accanto ai dispositivi con cui incassa e conserva i dati. Inoltre, il cellulare di un cliente che guarda video compete per la stessa connessione del POS. La soluzione è una rete ospiti davvero separata, isolata a livello tecnico dal resto, non solo un nome di rete diverso che in fondo porta nello stesso posto. Molti router e access point professionali lo consentono, e alcuni permettono di limitare quanta banda usa quella rete. E la password della rete del negozio non si dà a nessuno da fuori, nemmeno al fornitore che passa per un ordine: per questo c'è quella ospiti.

Ciò che Le costerebbe ricostruire: il database del gestionale o del registratore di cassa, con articoli, prezzi, magazzino, clienti e vendite; la fatturazione e i documenti presenti sul computer; e la configurazione di ciò che è costato impostare, come il registratore stesso o il negozio online. Spesso il sistema di cassa in cloud salva già i dati sul server del fornitore, ma conviene chiedere se può esportarli e ogni quanto lo fa, perché dipendere da un solo fornitore è anch'esso un rischio. La regola pratica è la 3-2-1: tre copie, su due supporti diversi e una fuori dal negozio, perché un furto, un incendio o un ransomware si portano via tutto ciò che si trova nel locale. E soprattutto, verificare di tanto in tanto che il backup si possa recuperare: un backup mai ripristinato è un'ipotesi, non un backup.

Quelle che coprono i punti in cui succede davvero qualcosa, non quante ne entrano nel soffitto. Nella maggior parte dei negozi si tratta dell'ingresso, ripreso frontalmente per poter identificare chi arriva; della cassa, inquadrata sulle mani, sul cassetto e sul POS; e del passaggio verso il magazzino o il retrobottega, da dove la merce esce senza che nessuno la veda. Se c'è un angolo non visibile dal bancone, può giustificare una telecamera in più. I metri quadrati non sono la misura giusta: un locale grande con un solo bancone può aver bisogno di meno telecamere di uno piccolo con due ingressi. E ci sono luoghi in cui non si riprende mai, come camerini o bagni. Ha senso rimandare le telecamere a dopo la connessione, la cassa e i backup perché, se la rete è instabile o nessuno controlla le registrazioni, la telecamera non protegge nulla. Lo approfondiamo nell'articolo su dove posizionare le telecamere in un negozio.

Per molti negozi di quartiere la scheda Google, il profilo dell'attività che compare sulla mappa e nelle ricerche, rende più di un sito web, ed è anche gratuita. È ciò che vede chi cerca un negozio come il Suo nelle vicinanze: orari, indirizzo, telefono, foto e recensioni. Tenerla aggiornata, soprattutto con gli orari di festivi e ferie, evita il cliente che arriva e trova la saracinesca abbassata. Il sito diventa importante quando vuole spiegare qualcosa che la scheda non consente, come un catalogo, servizi in dettaglio o un negozio online, oppure quando compete con altri negozi che ne hanno uno ben fatto. Se avrà un sito, faccia in modo che la scheda vi rimandi e che i dati coincidano nei due posti. La cosa sensata con un budget ridotto è partire da una scheda ben curata e aggiungere il sito quando c'è qualcosa di concreto da raccontare.

Il minimo che protegge di più costa poco: password diverse per ogni servizio, salvate in un password manager e non su un post-it accanto alla cassa; verifica in due passaggi sulla posta, sulla banca, sull'account Google della scheda e sul gestionale se lo consente; e un utente per persona sui dispositivi, così quando qualcuno smette di lavorare con Lei può revocargli l'accesso senza cambiare le chiavi a tutti. A questo si aggiunge tenere aggiornati il sistema operativo del computer di cassa e il router, cambiare la password di fabbrica e diffidare di fatture, avvisi della banca o telefonate di presunta assistenza tecnica che chiedono dati o pagamenti con urgenza. La posta è la prima cosa da blindare, perché con essa si possono recuperare quasi tutti gli altri account. Lo spieghiamo in dettaglio nell'articolo sulle password: cosa fare e cosa smettere di fare.

Dipende talmente da ciò che ha già che non ha senso dare una cifra chiusa senza vedere il locale: un negozio con una buona linea, un sistema di cassa in cloud e un computer recente ha bisogno di pochissimo, mentre uno con un router vecchio, il wifi condiviso con i clienti e senza backup ha bisogno di più. Ciò che possiamo dire è quanto pubblichiamo nella nostra pagina delle tariffe: l'assistenza informatica parte da 39 € a intervento e l'assistenza continuativa da 19 € al mese, le telecamere IP installate da 149 €, l'hosting web da 9 € al mese, e sito e posta aziendale da 19 € al mese. Sono prezzi di partenza della versione più semplice di ciascun servizio; ciò che serve concretamente al Suo negozio si quota dopo averlo visto. Per questo l'ordine di questo articolo conta: investire prima in ciò che La lascia senza incassi evita di spendere in cose appariscenti mentre le basi continuano a zoppicare.