L'informatique d'un commerce :
par où commencer

Une connexion internet qui ne vous empêche pas d'encaisser. Aujourd'hui, le terminal de paiement, de nombreux logiciels de caisse, le logiciel de gestion, les commandes par e-mail et souvent le téléphone dépendent de la même ligne : quand elle coupe, tout s'arrête en même temps, boutique ouverte. La priorité n'est donc ni un nouvel ordinateur ni un site web, mais une ligne fiable, un routeur qui supporte l'usage d'une entreprise et, si chaque heure sans encaisser vous coûte de l'argent, un second chemin qui ne prend le relais que lorsque le principal tombe. Juste après vient la caisse : le poste où l'on encaisse doit être à jour, raccordé par câble si possible, et vous devez savoir qui appeler s'il se bloque un samedi matin. Tout le reste — caméras, site web, réseaux sociaux — a du sens une fois cela réglé ; dans le cas contraire, la moindre défaillance de la base emporte tout ce que vous avez construit dessus.

Cela dépend de combien de temps vous tenez sans réseau, pas de la taille du local. Si, quand la fibre coupe, vous ne pouvez plus encaisser par carte et que la plupart de vos clients paient ainsi, chaque coupure, c'est de l'argent perdu et des clients qui partent chez le voisin. Dans ce cas, un accès de secours a du sens même dans un petit local. L'important est que le second chemin ne partage pas la même infrastructure que le principal, car deux abonnements qui arrivent par le même câble tombent ensemble, et que la bascule soit automatique, avec un routeur qui détecte la coupure et fait passer le trafic sur l'autre ligne sans que personne ait à intervenir. Partager la connexion de son téléphone dépanne, mais ce n'est pas un plan : cela suppose que quelqu'un soit là, y pense et sache le configurer avec des clients qui attendent. Nous l'expliquons dans l'article sur l'internet de secours pour une entreprise.

Pour la sécurité et pour le débit. Si les clients se connectent au même réseau que la caisse, l'ordinateur de gestion ou l'enregistreur des caméras, n'importe quel téléphone infecté ou n'importe quelle personne mal intentionnée se trouve, techniquement, à l'intérieur de votre boutique, à côté des équipements où vous encaissez et stockez vos données. En outre, le téléphone d'un client qui regarde des vidéos se dispute la même connexion que le terminal de paiement. La solution est un réseau invité réellement séparé, isolé techniquement du reste, et pas seulement un nom de réseau différent qui mène au même endroit. De nombreux routeurs et points d'accès professionnels le permettent, et certains permettent de limiter la bande passante consommée par ce réseau. Et le mot de passe du réseau de la boutique ne se donne à personne d'extérieur, pas même au fournisseur qui vient prendre une commande : c'est à cela que sert le réseau invité.

Ce qui vous coûterait cher à reconstituer : la base de données du logiciel de gestion ou de caisse, avec les articles, les prix, le stock, les clients et les ventes ; la facturation et les documents stockés sur l'ordinateur ; et la configuration de ce qui a demandé du travail à installer, comme la caisse elle-même ou la boutique en ligne. Souvent, une caisse dans le cloud conserve déjà les données sur le serveur de l'éditeur, mais demandez si vous pouvez les exporter et faites-le régulièrement, car dépendre d'un seul fournisseur est aussi un risque. La règle pratique est la 3-2-1 : trois copies, sur deux supports différents, dont une hors de la boutique, car un cambriolage, un incendie ou un rançongiciel emportent tout ce qui se trouve dans le local. Et surtout, vérifiez de temps en temps que la sauvegarde est restaurable : une sauvegarde jamais restaurée est une supposition, pas une sauvegarde.

De celles qui couvrent les endroits où il se passe vraiment quelque chose, pas de toutes celles qui tiennent au plafond. Dans la plupart des boutiques, cela signifie l'entrée, filmée de face pour pouvoir identifier qui arrive ; la caisse, cadrée sur les mains, le tiroir et le terminal de paiement ; et le passage vers la réserve ou l'arrière-boutique, par où la marchandise sort sans que personne ne la voie. S'il existe un recoin invisible depuis le comptoir, il peut justifier une caméra de plus. La surface n'est pas le bon critère : un grand local avec un seul comptoir peut nécessiter moins de caméras qu'un petit avec deux entrées. Et il y a des endroits où l'on ne filme jamais, comme les cabines d'essayage ou les toilettes. Il est logique de garder les caméras pour après la connexion, la caisse et les sauvegardes, car si le réseau est instable ou si personne ne consulte les enregistrements, la caméra ne protège rien. Nous le détaillons dans l'article sur l'emplacement des caméras dans un commerce.

Pour de nombreux commerces de proximité, la fiche Google, c'est-à-dire le profil d'établissement qui apparaît sur la carte et dans les recherches, rapporte davantage qu'un site web, et elle est gratuite. C'est ce que voit la personne qui cherche une boutique comme la vôtre à proximité : horaires, adresse, téléphone, photos et avis. La tenir à jour, surtout les horaires des jours fériés et des vacances, évite le client qui arrive et trouve le rideau baissé. Le site web devient important quand vous voulez présenter ce que la fiche ne permet pas, comme un catalogue, des services détaillés ou une boutique en ligne, ou quand vous êtes en concurrence avec des commerces qui en ont un bien fait. Si vous avez un site, la fiche doit pointer vers lui et les informations doivent être identiques aux deux endroits. Avec un petit budget, le plus raisonnable est de commencer par une fiche bien travaillée et d'ajouter le site quand vous aurez quelque chose de précis à raconter.

Le minimum qui protège le plus coûte peu : des mots de passe différents pour chaque service, stockés dans un gestionnaire et non sur un post-it à côté de la caisse ; la validation en deux étapes sur la messagerie, la banque, le compte Google de la fiche et le logiciel de gestion s'il le permet ; et un compte par personne sur les postes, pour pouvoir retirer l'accès à quelqu'un qui part sans changer la clé de tout le monde. Ajoutez-y la mise à jour du système d'exploitation de l'ordinateur de caisse et du routeur, le changement du mot de passe d'usine, et la méfiance envers les factures, alertes bancaires ou appels d'un prétendu support technique qui réclament des données ou un paiement dans l'urgence. La messagerie est la première chose à verrouiller, car elle permet de récupérer presque tous les autres comptes. Nous l'expliquons en détail dans l'article sur les mots de passe : ce qu'il faut faire et ce qu'il faut arrêter de faire.

Cela dépend tellement de ce que vous avez déjà qu'il n'est pas sérieux d'avancer un chiffre ferme sans voir le local : une boutique avec une bonne ligne, une caisse dans le cloud et un ordinateur récent a besoin de très peu, alors qu'une boutique avec un vieux routeur, un wifi partagé avec les clients et aucune sauvegarde a besoin de davantage. Ce que nous pouvons dire, c'est ce que nous publions sur notre page de tarifs : l'assistance informatique démarre à 39 € par intervention et l'assistance continue à 19 € par mois, les caméras IP installées à partir de 149 €, l'hébergement web à partir de 9 € par mois, et le site web avec messagerie professionnelle à partir de 19 € par mois. Ce sont des prix d'entrée pour la version la plus simple de chaque service ; ce dont votre boutique a précisément besoin fait l'objet d'un devis après l'avoir vue. C'est pourquoi l'ordre de cet article compte : investir d'abord dans ce qui vous empêche d'encaisser évite de dépenser dans des choses visibles pendant que l'essentiel continue de boiter.