IT für ein Ladengeschäft:
Wo Sie anfangen

Eine Internetverbindung, die Sie nicht am Kassieren hindert. Heute hängen das Kartenterminal, viele Kassensysteme, die Warenwirtschaft, Bestellungen per E-Mail und oft auch das Telefon an derselben Leitung – fällt sie aus, steht alles gleichzeitig still, während der Laden geöffnet ist. Deshalb kommt zuerst nicht ein neuer Computer oder eine Website, sondern eine zuverlässige Leitung, ein Router, der den Betrieb eines Geschäfts aushält, und – wenn jede Stunde ohne Einnahmen Geld kostet – ein zweiter Weg, der nur einspringt, wenn der erste ausfällt. Direkt danach kommt die Kasse: Der Rechner, an dem kassiert wird, sollte aktuell sein, wenn möglich per Kabel angeschlossen, und es sollte jemanden geben, den Sie anrufen können, wenn er an einem Samstagvormittag hängt. Alles andere – Kameras, Website oder Social Media – ergibt Sinn, wenn das gelöst ist; andernfalls reißt jeder Fehler im Fundament mit, was Sie darauf aufgebaut haben.

Das hängt davon ab, wie lange Sie ohne Netz auskommen, nicht von der Ladengröße. Können Sie bei einem Glasfaserausfall keine Kartenzahlungen mehr annehmen und zahlen die meisten Ihrer Kunden so, kostet jeder Ausfall Geld und Kunden, die zum Laden nebenan gehen. Dann ist ein Backup sinnvoll, auch wenn das Geschäft klein ist. Wichtig ist, dass der zweite Weg nicht dieselbe Infrastruktur nutzt wie der erste, denn zwei Verträge über dasselbe Kabel fallen gemeinsam aus, und dass die Umschaltung automatisch erfolgt – mit einem Router, der den Ausfall erkennt und den Datenverkehr auf die andere Leitung umleitet, ohne dass jemand eingreifen muss. Mobile Daten vom Handy zu teilen hilft im Notfall, ist aber kein Plan: Es setzt voraus, dass jemand da ist, daran denkt und es einrichten kann, während Kunden warten. Wir erklären das im Artikel über Backup-Internet für Betriebe.

Aus Sicherheits- und aus Geschwindigkeitsgründen. Verbinden sich Kunden mit demselben Netz wie das Kassensystem, der Warenwirtschaftsrechner oder der Kamerarekorder, ist jedes infizierte Handy und jeder mit bösen Absichten technisch gesehen in Ihrem Laden – direkt neben den Geräten, an denen Sie kassieren und Daten speichern. Außerdem konkurriert das Handy eines Kunden, das Videos abspielt, um dieselbe Verbindung wie das Kartenterminal. Die Lösung ist ein wirklich getrenntes Gastnetz, technisch vom Rest isoliert, nicht nur ein anderer Netzwerkname, der am Ende doch zum selben Ziel führt. Viele professionelle Router und Access Points bieten das, und manche erlauben es, die Bandbreite dieses Netzes zu begrenzen. Und das Passwort des Ladennetzes bekommt niemand von außen, auch nicht der Lieferant, der eine Bestellung aufnimmt: Dafür gibt es das Gastnetz.

Alles, dessen Wiederherstellung Sie teuer zu stehen käme: die Datenbank der Warenwirtschaft oder des Kassensystems mit Artikeln, Preisen, Lagerbestand, Kunden und Verkäufen; die Buchhaltung und die Unterlagen auf dem Computer; und die Konfiguration dessen, was aufwendig einzurichten war, etwa das Kassensystem selbst oder der Onlineshop. Oft speichert ein Cloud-Kassensystem die Daten bereits auf dem Server des Anbieters, aber fragen Sie nach, ob Sie sie exportieren können und wie oft Sie das tun – denn sich nur auf einen Anbieter zu verlassen, ist ebenfalls ein Risiko. Die Faustregel ist 3-2-1: drei Kopien auf zwei verschiedenen Medien, eine davon außerhalb des Ladens, denn Einbruch, Brand oder Ransomware nehmen alles mit, was sich im Geschäft befindet. Und vor allem: ab und zu testen, ob sich das Backup wiederherstellen lässt. Ein Backup, das nie wiederhergestellt wurde, ist eine Annahme, kein Backup.

So viele, wie nötig sind, um die Punkte abzudecken, an denen wirklich etwas passiert – nicht so viele, wie an die Decke passen. In den meisten Läden sind das der Eingang, frontal erfasst, um Ankommende erkennen zu können; die Kasse, mit Blick auf Hände, Kassenlade und Kartenterminal; und der Durchgang zum Lager oder Hinterraum, über den Ware unbemerkt verschwindet. Gibt es eine Ecke, die vom Tresen aus nicht einsehbar ist, kann eine weitere Kamera gerechtfertigt sein. Die Quadratmeter sind nicht der Maßstab: Ein großer Laden mit nur einem Tresen braucht unter Umständen weniger Kameras als ein kleiner mit zwei Eingängen. Und es gibt Orte, an denen nie aufgezeichnet wird, etwa Umkleiden und Toiletten. Die Kameras nach Verbindung, Kasse und Backups anzugehen, ist sinnvoll, denn wenn das Netz instabil ist oder niemand die Aufnahmen prüft, schützt die Kamera nichts. Ausführlich steht das im Artikel darüber, wo Kameras in einem Ladengeschäft hingehören.

Für viele Geschäfte im Viertel bringt das Google-Profil – das Unternehmensprofil, das auf der Karte und in den Suchergebnissen erscheint – mehr als eine Website, und es ist obendrein kostenlos. Es ist das, was jemand sieht, der in der Nähe einen Laden wie Ihren sucht: Öffnungszeiten, Adresse, Telefonnummer, Fotos und Rezensionen. Es aktuell zu halten, vor allem die Öffnungszeiten an Feiertagen und im Urlaub, erspart den Kunden, der vor heruntergelassenem Rollladen steht. Eine Website wird wichtig, wenn Sie etwas erklären möchten, was das Profil nicht zulässt, etwa einen Katalog, ausführliche Leistungen oder einen Onlineshop, oder wenn Sie mit Geschäften konkurrieren, die eine gute haben. Wenn Sie eine Website haben, sollte das Profil darauf verlinken und die Angaben an beiden Stellen übereinstimmen. Bei kleinem Budget ist es vernünftig, mit einem gut gepflegten Profil zu beginnen und die Website hinzuzufügen, wenn es etwas Konkretes zu erzählen gibt.

Das Minimum, das am meisten schützt, kostet wenig: unterschiedliche Passwörter für jeden Dienst, in einem Passwortmanager statt auf einem Klebezettel neben der Kasse; Zwei-Faktor-Authentifizierung für E-Mail, Bank, das Google-Konto des Profils und die Warenwirtschaft, sofern möglich; und ein Benutzerkonto pro Person an den Geräten, damit Sie jemandem, der nicht mehr bei Ihnen arbeitet, den Zugang entziehen können, ohne allen das Schloss auszutauschen. Dazu kommen: das Betriebssystem des Kassenrechners und den Router aktuell halten, das werkseitige Passwort ändern und misstrauisch sein bei Rechnungen, Bankmitteilungen oder Anrufen angeblicher Support-Mitarbeiter, die unter Zeitdruck Daten oder Zahlungen verlangen. Das E-Mail-Konto ist als Erstes abzusichern, weil sich darüber fast alle anderen Konten wiederherstellen lassen. Ausführlich erklären wir das im Artikel über Passwörter: was Sie tun und was Sie lassen sollten.

Das hängt so sehr davon ab, was Sie bereits haben, dass eine feste Zahl ohne Besichtigung keinen Sinn ergibt: Ein Laden mit guter Leitung, einem Cloud-Kassensystem und einem aktuellen Computer braucht sehr wenig, einer mit altem Router, mit Kunden geteiltem WLAN und ohne Backups braucht mehr. Was wir sagen können, steht auf unserer Preisseite: IT-Support ab 39 € pro Einsatz und laufende Betreuung ab 19 € im Monat, installierte IP-Kameras ab 149 €, Webhosting ab 9 € im Monat sowie Website und geschäftliche E-Mail ab 19 € im Monat. Das sind Einstiegspreise für die einfachste Variante jeder Leistung; was Ihr Laden konkret braucht, wird nach einer Besichtigung angeboten. Deshalb ist die Reihenfolge in diesem Artikel wichtig: Zuerst in das zu investieren, was Sie am Kassieren hindert, verhindert, dass Geld in Auffälliges fließt, während das Grundlegende weiter hinkt.