Servidor en la oficina
o en la nube

Son dos cosas distintas que se nombran igual. La primera es contratar servicios ya hechos: el correo, los ficheros compartidos y las herramientas de oficina en Microsoft 365 o Google Workspace, el programa de gestión en la versión que el fabricante aloja él, las copias en un servicio de copias. No administras ningún servidor; pagas por usuario y mes. La segunda es alquilar una máquina virtual en un centro de datos e instalar en ella lo mismo que tenías en el armario: Windows Server, la base de datos, el programa. Sigue siendo un servidor que alguien tiene que administrar, solo que está en otro sitio y se paga por meses. Cuando alguien te vende la nube, pregunta cuál de las dos: la primera quita trabajo de administración; la segunda lo cambia de sitio.

El primer año casi siempre, porque no hay que comprar nada. A partir del tercero, depende. Un servidor en la oficina es un gasto grande una vez, más la licencia, el SAI, el mantenimiento y las copias, y dura cinco o seis años. La nube es una cuota mensual por usuario o por máquina que no termina nunca y que sube cuando añades gente, espacio o servicios. Para una empresa pequeña que solo necesita correo y ficheros, la nube suele salir mejor, porque el servidor propio estaría casi vacío. Para una con un programa que exige servidor y muchos usuarios, el servidor propio bien dimensionado suele amortizarse. Lo honesto es hacer la cuenta a cinco años con los dos, incluyendo en el servidor propio el tiempo de quien lo administra, y no quedarse con la cuota del primer mes.

Primero pregunta al fabricante del programa si tiene versión alojada por ellos o si soporta instalarse en una máquina virtual en la nube. Muchos programas de gestión, de taller, de clínica o de asesoría tienen ya las dos opciones, y algunos están retirando la versión de servidor local. Si solo existe la versión local, entonces sí: ese programa decide por ti, y lo razonable es mantener un servidor en la oficina para él y pasar a la nube todo lo demás, que es la opción mixta. Lo que no conviene es llevarse a una máquina virtual en la nube un programa pensado para red local sin probarlo antes: hay programas que van bien y otros que se vuelven inusables por la latencia, y se descubre con los usuarios dentro.

Con todo en la nube, la oficina se queda sin trabajar: sin correo, sin ficheros, sin programa. Por eso la nube exige una conexión fiable y, en la práctica, una segunda línea de respaldo por otro camino, que explicamos en internet de respaldo para un negocio. Con el servidor en la oficina, lo de dentro sigue funcionando sin internet: el programa, los ficheros y la impresión; solo se pierde el correo y lo de fuera. Es el argumento más sólido a favor del servidor local en sitios con mala conexión, y deja de serlo en cuanto llega una buena fibra con respaldo. También funciona al revés: con el servidor en la oficina, si se va la luz, se para todo, y por eso lleva SAI.

Hace las suyas, para que su servicio no se caiga. No hace las tuyas. Si alguien borra una carpeta compartida, un empleado descontento vacía su buzón al irse o un ransomware cifra los ficheros sincronizados, el proveedor recupera lo que su papelera permita, que suele ser un plazo corto, y nada más. Microsoft y Google lo dicen por escrito: la responsabilidad de los datos es del cliente. Por eso un entorno en la nube necesita una copia aparte, en otro servicio o en un NAS en la oficina, igual que el servidor local necesita una copia fuera. La regla 3-2-1 de las copias vale para los dos.

Alguien con nombre, en los dos casos. Un servidor en la oficina necesita actualizaciones, copias comprobadas, un SAI con apagado ordenado, vigilancia de discos y alguien que se entere cuando algo falla; sin eso, llega el día en que no arranca y no hay copia. Un entorno en la nube necesita menos, pero no nada: dar de alta y de baja usuarios, configurar el doble factor, revisar quién tiene acceso a qué, vigilar la copia externa y las cuentas de quien ya no está. Si en la empresa no hay nadie para eso, lo que toca es un mantenimiento contratado con un técnico asignado, sea cual sea la opción. Lo que no funciona es un servidor, en la oficina o en la nube, que nadie mira.