Server in ufficio
o nel cloud

Sono due cose diverse che si chiamano allo stesso modo. La prima è sottoscrivere servizi già pronti: posta, file condivisi e strumenti d'ufficio su Microsoft 365 o Google Workspace, il gestionale nella versione ospitata dal produttore, i backup in un servizio di backup. Non si amministra alcun server; si paga per utente al mese. La seconda è noleggiare una macchina virtuale in un data center e installarci le stesse cose che c'erano nell'armadio: Windows Server, il database, il software. Resta un server che qualcuno deve amministrare, solo che si trova altrove e si paga a mesi. Quando qualcuno Le vende il cloud, chieda quale dei due: il primo toglie lavoro di amministrazione; il secondo lo sposta altrove.

Il primo anno quasi sempre, perché non c'è niente da comprare. Dal terzo in poi, dipende. Un server in ufficio è una spesa grande una tantum, più la licenza, l'UPS, la manutenzione e i backup, e dura cinque o sei anni. Il cloud è un canone mensile per utente o per macchina che non finisce mai e che aumenta quando si aggiungono persone, spazio o servizi. Per una piccola azienda che ha bisogno solo di posta e file, il cloud di solito conviene, perché il server proprio sarebbe quasi vuoto. Per una con un software che richiede un server e molti utenti, un server proprio ben dimensionato di solito si ripaga. La cosa onesta è fare il calcolo a cinque anni per entrambi, includendo per il server proprio il tempo di chi lo amministra, e non fermarsi al canone del primo mese.

Prima chieda al produttore del software se ha una versione ospitata da loro o se supporta l'installazione su una macchina virtuale nel cloud. Molti gestionali, software per officine, cliniche o studi di consulenza offrono già entrambe le opzioni, e alcuni stanno ritirando la versione per server locale. Se esiste solo la versione locale, allora sì: è quel software a decidere per Lei, e la cosa ragionevole è mantenere un server in ufficio per quello e spostare nel cloud tutto il resto, che è la soluzione mista. Ciò che non conviene è portare su una macchina virtuale nel cloud un software pensato per la rete locale senza provarlo prima: alcuni funzionano bene, altri diventano inutilizzabili per la latenza, e lo si scopre con gli utenti già al lavoro.

Con tutto nel cloud, l'ufficio smette di lavorare: niente posta, niente file, niente gestionale. Per questo il cloud esige una connessione affidabile e, in pratica, una seconda linea di backup su un altro percorso, come spieghiamo in internet di backup per un'attività. Con il server in ufficio, ciò che è dentro continua a funzionare senza internet: il gestionale, i file e la stampa; si perdono solo la posta e ciò che è fuori. È l'argomento più solido a favore del server locale nei luoghi con una connessione scadente, e smette di esserlo appena arriva una buona fibra con backup. Vale anche al contrario: con il server in ufficio, se va via la corrente si ferma tutto, ed è per questo che serve un UPS.

Fa i suoi, perché il suo servizio non cada. Non fa i Suoi. Se qualcuno cancella una cartella condivisa, un dipendente scontento svuota la propria casella prima di andarsene o un ransomware cifra i file sincronizzati, il provider recupera ciò che il suo cestino consente, di solito per un periodo breve, e nient'altro. Microsoft e Google lo scrivono nero su bianco: la responsabilità dei dati è del cliente. Per questo un ambiente cloud ha bisogno di un backup separato, su un altro servizio o su un NAS in ufficio, così come il server locale ha bisogno di una copia fuori sede. La regola 3-2-1 dei backup vale per entrambi.

Una persona con nome e cognome, in entrambi i casi. Un server in ufficio ha bisogno di aggiornamenti, backup verificati, un UPS con spegnimento controllato, il monitoraggio dei dischi e qualcuno che si accorga quando qualcosa si guasta; senza tutto questo, arriva il giorno in cui non si avvia e non c'è un backup. Un ambiente cloud ne ha bisogno meno, ma non zero: creare e disattivare utenti, configurare l'autenticazione a due fattori, controllare chi ha accesso a che cosa, sorvegliare il backup esterno e gli account di chi non c'è più. Se in azienda non c'è nessuno per farlo, serve un contratto di manutenzione con un tecnico assegnato, qualunque sia l'opzione. Ciò che non funziona è un server, in ufficio o nel cloud, che nessuno controlla.