Server im Büro
oder in der Cloud

Es sind zwei verschiedene Dinge mit demselben Namen. Das erste ist, fertige Dienste zu buchen: E-Mail, gemeinsame Dateien und Office-Programme in Microsoft 365 oder Google Workspace, die Unternehmenssoftware in der Version, die der Hersteller selbst hostet, die Backups bei einem Backup-Dienst. Sie verwalten keinen Server; Sie zahlen pro Nutzer und Monat. Das zweite ist, eine virtuelle Maschine in einem Rechenzentrum zu mieten und darauf dasselbe zu installieren, was Sie im Schrank hatten: Windows Server, die Datenbank, die Software. Es bleibt ein Server, den jemand verwalten muss – er steht nur woanders und wird monatlich bezahlt. Wenn Ihnen jemand die Cloud verkauft, fragen Sie, welche der beiden gemeint ist: Die erste nimmt Ihnen Verwaltungsarbeit ab, die zweite verlagert sie nur.

Im ersten Jahr fast immer, weil nichts gekauft werden muss. Ab dem dritten kommt es darauf an. Ein Server im Büro ist eine große einmalige Ausgabe, dazu Lizenz, USV, Wartung und Backups, und hält fünf oder sechs Jahre. Die Cloud ist eine monatliche Gebühr pro Nutzer oder pro Maschine, die nie endet und steigt, wenn Sie Personen, Speicher oder Dienste hinzufügen. Für ein kleines Unternehmen, das nur E-Mail und Dateien braucht, schneidet die Cloud meist besser ab, weil der eigene Server fast leer wäre. Für eines mit einer Software, die einen Server verlangt, und vielen Nutzern amortisiert sich ein richtig dimensionierter eigener Server meist. Ehrlich ist, für beide Varianten über fünf Jahre zu rechnen – beim eigenen Server einschließlich der Zeit der Person, die ihn betreut – und sich nicht von der Gebühr des ersten Monats leiten zu lassen.

Fragen Sie zuerst den Hersteller der Software, ob es eine von ihm gehostete Version gibt oder ob sie sich auf einer virtuellen Maschine in der Cloud installieren lässt. Viele Programme für Warenwirtschaft, Werkstätten, Kliniken oder Kanzleien bieten inzwischen beide Optionen, und manche stellen die lokale Serverversion ein. Gibt es nur die lokale Version, dann ja: Diese Software entscheidet für Sie, und es ist sinnvoll, für sie einen Server im Büro zu behalten und alles andere in die Cloud zu verlagern – das ist die gemischte Lösung. Was Sie vermeiden sollten: eine für das lokale Netz gedachte Software ungetestet auf eine virtuelle Maschine in der Cloud zu bringen. Manche Programme laufen dort gut, andere werden durch die Latenz unbrauchbar – und das merkt man erst, wenn die Nutzer schon damit arbeiten.

Liegt alles in der Cloud, steht das Büro still: keine E-Mails, keine Dateien, keine Software. Deshalb verlangt die Cloud eine zuverlässige Verbindung und in der Praxis eine zweite Ersatzleitung über einen anderen Weg, wie wir in Backup-Internet für Unternehmen erklären. Mit dem Server im Büro funktioniert alles Interne auch ohne Internet weiter: die Software, die Dateien und das Drucken; nur E-Mail und alles Externe fallen weg. Das ist das stärkste Argument für den lokalen Server an Standorten mit schlechter Verbindung – und es entfällt, sobald gute Glasfaser mit Ersatzleitung verfügbar ist. Es gilt auch umgekehrt: Mit dem Server im Büro steht alles still, wenn der Strom ausfällt – deshalb gehört eine USV dazu.

Sie macht ihre eigenen, damit ihr Dienst nicht ausfällt. Ihre macht sie nicht. Löscht jemand einen gemeinsamen Ordner, leert ein verärgerter Mitarbeiter beim Gehen sein Postfach oder verschlüsselt Ransomware die synchronisierten Dateien, stellt der Anbieter wieder her, was sein Papierkorb hergibt – meist eine kurze Frist – und nichts weiter. Microsoft und Google sagen es schriftlich: Die Verantwortung für die Daten liegt beim Kunden. Deshalb braucht eine Cloud-Umgebung ein separates Backup, bei einem anderen Dienst oder auf einem NAS im Büro, so wie der lokale Server ein Backup außer Haus braucht. Die 3-2-1-Regel für Backups gilt für beide.

Eine namentlich benannte Person, in beiden Fällen. Ein Server im Büro braucht Updates, geprüfte Backups, eine USV mit geordnetem Herunterfahren, Überwachung der Festplatten und jemanden, der merkt, wenn etwas ausfällt; ohne das kommt der Tag, an dem er nicht mehr startet und es kein Backup gibt. Eine Cloud-Umgebung braucht weniger, aber nicht nichts: Nutzer anlegen und entfernen, die Zwei-Faktor-Authentifizierung einrichten, prüfen, wer worauf Zugriff hat, das externe Backup überwachen und die Konten ausgeschiedener Mitarbeitender. Gibt es im Unternehmen niemanden dafür, ist ein Wartungsvertrag mit einem fest zugeteilten Techniker angesagt, egal für welche Option. Was nicht funktioniert, ist ein Server – im Büro oder in der Cloud –, um den sich niemand kümmert.