Los datos de tus clientes,
bajo llave.

Con tres piezas que se sostienen juntas: control de accesos, cifrado de lo sensible y copias de seguridad que de verdad restauran. Un despacho maneja expedientes con datos patrimoniales, procesales y a veces médicos de terceros, así que no basta con tener un antivirus y confiar. Lo primero es saber quién puede abrir cada expediente y por qué: no todo el equipo necesita ver todos los casos. Lo segundo es que los portátiles y discos que salen de la oficina —a un juicio, a una reunión con un cliente— vayan cifrados, porque un dispositivo perdido sin cifrar es un incidente y el mismo dispositivo cifrado, en general, no lo es. Lo tercero son las copias, probadas de verdad, no solo programadas. A eso se añade algo que casi nadie tiene firmado: el contrato con tu proveedor informático como encargado del tratamiento. Lo explicamos con más detalle en mantenimiento informático y RGPD para empresas, y en tu despacho hacemos la revisión completa antes de tocar nada.

Que dejes de trabajar mientras se resuelve, si no hay copias fiables detrás. Un despacho vive de expedientes que no se pueden recrear a mano: un ransomware que cifra la carpeta de casos activos, o un disco que muere sin previo aviso, paraliza el trabajo del día y compromete el de meses anteriores si no había nada guardado aparte. Montamos copias automáticas, en un soporte distinto al que usas cada día y con al menos una fuera de la oficina, y las comprobamos restaurando de verdad, no solo mirando que el proceso terminó sin error. Si además pasa lo peor, las primeras horas después de detectar un cifrado o un acceso raro son las que deciden cuánto se salva: aislar el equipo afectado, no pagar por impulso, y saber a quién llamar antes de que ocurra. Lo desarrollamos en qué hacer en las primeras horas de un ransomware, lectura que conviene tener antes de necesitarla, no después.

Sí, con la conexión bien montada, no con cualquier acceso remoto suelto. Un socio que necesita entrar a un expediente desde un juzgado, desde casa o desde la oficina de un cliente no debería depender de compartir contraseñas por correo ni de un escritorio remoto abierto a internet sin más protección. Configuramos acceso remoto y VPN cifradas, con doble factor de autenticación para que una contraseña filtrada no baste para entrar, y dejamos los expedientes accesibles solo desde dispositivos y cuentas autorizadas, nunca desde cualquier equipo que alguien tenga a mano. También importa qué pasa cuando el portátil de un socio se pierde o se lo roban: si está cifrado y el acceso remoto puede revocarse al momento, un disgusto no se convierte en una brecha. Lo montamos junto con el resto de la infraestructura del despacho, en hosting y cloud, para que acceso remoto y copias vivan del mismo lado y no sean dos sistemas sueltos que nadie termina de coordinar.

Sí, y en un despacho merece especial atención porque el correo mueve dinero: transferencias de clientes, pagos a cuenta, cambios de cuenta bancaria a última hora. Configuramos correo profesional con tu propio dominio, filtros antiphishing y los registros técnicos que dificultan que alguien envíe correo haciéndose pasar por tu despacho. Pero el filtro nunca para el cien por cien, y el fraude que más duele suele entrar por teléfono o por un correo que parece de un cliente real pidiendo cambiar la cuenta de destino de un pago. Por eso la otra mitad es formar al equipo para desconfiar de cualquier cambio urgente en instrucciones de pago y verificarlo siempre por un canal distinto al que llegó el aviso, nunca respondiendo al mismo mensaje. El mismo patrón de manipulación aparece con quien llama diciendo ser soporte técnico para que le des acceso al equipo; lo explicamos en cómo detectar una llamada falsa de soporte técnico, y conviene que todo el despacho lo conozca, no solo quien lleva la informática.

Con una copia no basta, y guardarla en el mismo disco que usas cada día tampoco cuenta como copia. La referencia que seguimos es tener varias copias de lo que no puedes permitirte perder, en soportes distintos, con al menos una fuera de la oficina física: así un incendio, un robo o un ransomware que cifra todo lo que encuentra conectado no se lleva por delante también las copias. En un despacho eso significa expedientes activos, correo y la documentación fiscal y laboral propia, no solo lo que ve el cliente. La parte que de verdad demuestra que una copia funciona es restaurarla y comprobar que el archivo se abre; una copia que nunca se ha probado es una suposición, no una garantía. Lo explicamos con el método completo en la regla 3-2-1 de las copias de seguridad, y lo dejamos configurado para que se compruebe solo, sin que dependa de que alguien se acuerde cada semana.

Sí, si ese proveedor entra en equipos donde hay datos de tus clientes, y para dar soporte entra. El RGPD lo llama encargado del tratamiento, y exige que esa relación esté regulada por escrito: qué datos toca, con qué finalidad, con qué confidencialidad se compromete su personal, qué medidas de seguridad aplica y qué ocurre con los datos cuando la relación termina. Es habitual encontrar despachos con toda la documentación de protección de datos en orden y sin este contrato firmado, precisamente con quien tiene más acceso técnico a sus sistemas. Es de lo más fácil de resolver y de lo que más se pasa por alto, y funciona en los dos sentidos: si un proveedor se extraña cuando le pides este contrato, eso ya dice algo de cómo trabaja. Lo explicamos con más detalle, incluida la lista de lo que debe incluir, en qué debe incluir un contrato de mantenimiento informático.