La santé de vos patients,
et celle de vos données.

Les données de santé relèvent d'une catégorie particulière au sens du RGPD, ce qui exige en pratique plus de précautions qu'avec des données ordinaires : accès restreint par utilisateur, chiffrement et un registre de qui consulte chaque dossier et quand. Dans une clinique, cela signifie que le personnel d'accueil voit ce dont il a besoin pour prendre les rendez-vous et facturer, sans forcément accéder à tout le contenu médical, et que chaque consultation d'un dossier est tracée, de sorte qu'en cas de fuite on puisse savoir d'où elle vient. Il importe aussi de savoir comment ces données circulent quand le logiciel est géré à l'extérieur ou que des copies se trouvent ailleurs : chiffrées en transit et au repos, pas seulement protégées par un mot de passe. Nous mettons tout cela en place et le documentons, dans la lignée de ce que nous expliquons dans maintenance informatique et RGPD pour les entreprises, pour que votre clinique soit en conformité sans que cela alourdisse le quotidien des soins.

Une clinique ne peut pas s'arrêter : si le logiciel de rendez-vous ou le dossier médical tombe en milieu de matinée, des patients attendent et personne ne peut consulter un traitement en cours. Nous montons le système avec des sauvegardes fréquentes et de la redondance sur les éléments critiques, de sorte que la panne d'un poste ne prive pas tout le cabinet des dossiers médicaux, et nous testons ces sauvegardes en les restaurant réellement, pas seulement en vérifiant que la copie s'est terminée sans erreur. Si la panne vient du logiciel de gestion lui-même, disposer de l'historique dans un emplacement séparé et accessible permet de continuer à recevoir les patients pour l'essentiel le temps de résoudre le problème, au lieu de bloquer tout l'agenda. Il en va de même quand le problème vient de la connexion internet, de plus en plus fréquent avec les logiciels de rendez-vous dans le cloud : mieux vaut disposer d'un accès de secours. Nous l'expliquons dans NAS ou cloud, selon l'endroit où se situe votre vrai point de défaillance.

Oui, en séparant physiquement le réseau invités du réseau de gestion et des équipements médicaux, de sorte qu'un patient connecté depuis la salle d'attente ne partage jamais le même segment que l'ordinateur où se trouve le dossier médical ni que celui qui gère les rendez-vous. C'est une séparation technique, pas seulement un mot de passe différent : même si quelqu'un connecté au Wi-Fi invités tentait quelque chose, il n'aurait aucun moyen d'atteindre les systèmes internes. Cela permet aussi de limiter ce que ce Wi-Fi autorise — naviguer, sans accès aux imprimantes ni aux autres appareils du réseau — et d'éviter que le trafic de loisir des visiteurs ne sature la connexion dont le logiciel médical a besoin pour fonctionner. Dans les cabinets à plusieurs salles ou dont la connexion ne peut pas tomber pendant les heures de consultation, mieux vaut en outre prévoir une connexion de secours pour ne pas dépendre d'un seul opérateur. Nous en parlons dans une connexion internet de secours pour votre entreprise.

Oui, avec des nuances qu'on ne prend pas toujours en compte. Nous installons une vidéosurveillance signalée, avec enregistrement chiffré et conservation limitée au nécessaire, mais il existe en plus une limite à ne pas franchir : les salles où le patient est pris en charge — cabinet de consultation, salle de soins, tout espace où l'on parle de sa santé — ne peuvent pas être filmées, alors que les espaces communs comme l'entrée, la salle d'attente ou le couloir peuvent accueillir une caméra, avec le panneau correspondant bien visible. Cette distinction entre zone de soins et zone commune est la plus souvent négligée au moment de placer les caméras, et c'est la première chose que nous vérifions lors d'une visite. Nous réglons aussi le cadrage pour filmer les accès, et pas les visages des patients en salle d'attente plus que nécessaire. Le panneau d'information est obligatoire et n'a rien d'une formalité ; nous l'expliquons dans panneau de vidéosurveillance : ce qu'exige la loi et comment bien faire.

Il n'existe pas de durée unique, car cela dépend du type de donnée et de la finalité, mais il y a un critère clair : on ne conserve les images que tant qu'elles servent la finalité pour laquelle elles ont été enregistrées, puis on les supprime. Dans une clinique, cela concerne les images des espaces communs, qui n'ont pas à être gardées longtemps, sauf incident précis justifiant de les conserver davantage. Nous configurons le système pour que la suppression soit automatique selon l'ancienneté, au lieu de dépendre de quelqu'un qui viendrait faire le ménage de temps en temps — ce qui, en pratique, quand rien n'est automatisé, finit par tout laisser s'accumuler sans contrôle. Nous documentons aussi le critère de conservation, qu'il faut pouvoir présenter si quelqu'un demande pourquoi ces images sont toujours là. Nous développons le sujet dans combien de temps conserver les enregistrements des caméras.

Oui, et dans une clinique c'est plus justifié que dans presque toute autre activité, car celui qui assure l'assistance informatique intervient sur des postes contenant des dossiers médicaux. Le RGPD appelle ce rôle « sous-traitant » et exige que la relation soit encadrée par un contrat : quelles données il manipule, dans quel but, quelle confidentialité s'impose au personnel qui accède à vos systèmes, quelles mesures de sécurité il applique et ce que deviennent les données si vous changez de prestataire. Nous rencontrons souvent des cliniques dont toute la documentation de protection des données a été revue, mais sans ce contrat signé, justement avec celui qui dispose du plus large accès technique. C'est l'un des points les plus simples à régler : on le demande, on le signe et c'est réglé. Et méfiez-vous d'un prestataire qui s'étonne quand vous le lui demandez, car ce contrat est précisément ce qui vous protège si quelque chose tourne mal de son côté. Nous le détaillons dans ce que doit contenir un contrat de maintenance informatique.