La salute dei Suoi pazienti,
e quella dei Suoi dati.

I dati sanitari rientrano nelle categorie particolari del GDPR, il che in pratica richiede più attenzione rispetto ai dati comuni: accesso limitato per utente, crittografia e un registro di chi consulta ogni cartella e quando. In una clinica questo significa che il personale della reception vede ciò che gli serve per fissare appuntamenti e fatturare, e non necessariamente l'intero contenuto clinico, e che ogni consultazione di una cartella resta tracciata, così che se qualcosa trapela si possa sapere da dove. Conta anche come viaggiano quei dati quando il software è gestito esternamente o ci sono copie altrove: crittografati in transito e a riposo, non solo protetti da una password. Lasciamo tutto configurato e documentato, in linea con quanto spieghiamo nella guida manutenzione informatica e GDPR per le aziende, perché la Sua clinica sia conforme senza che diventi un peso in più nell'attività assistenziale quotidiana.

Una clinica non può fermarsi: se il programma degli appuntamenti o la cartella clinica si bloccano a metà mattina, ci sono pazienti in attesa e nessuno può consultare un trattamento in corso. Configuriamo il sistema con backup frequenti e ridondanza sulle parti critiche, così che il guasto di un computer non lasci l'intero studio senza cartelle cliniche, e verifichiamo quei backup ripristinandoli davvero, non solo controllando che il salvataggio sia terminato senza errori. Se il guasto è del programma gestionale stesso, avere lo storico in un luogo separato e accessibile permette di continuare a lavorare sull'essenziale mentre si risolve, invece di fermare l'intera agenda. Lo stesso vale se il problema è la connessione a internet, sempre più frequente con i software per appuntamenti nel cloud: conviene avere una via d'accesso alternativa. Lo spieghiamo nell'articolo NAS o cloud, a seconda di dove si trova il Suo vero punto di guasto.

Sì, separando fisicamente la rete ospiti dalla rete gestionale e dai dispositivi clinici, in modo che un paziente connesso dalla sala d'attesa non condivida mai il segmento con il computer dove si trova la cartella clinica né con quello che gestisce gli appuntamenti. È una separazione tecnica, non solo una password diversa: anche se qualcuno connesso al Wi-Fi ospiti tentasse qualcosa, non avrebbe modo di raggiungere i sistemi interni. Inoltre limita ciò che quel Wi-Fi può fare —solo navigare, senza accesso a stampanti né ad altri dispositivi della rete— ed evita che il traffico di svago dei visitatori saturi la connessione di cui il software clinico ha bisogno per funzionare. Negli studi con più sale o con una connessione che non può cadere durante l'orario di apertura, conviene anche avere una linea di riserva per non dipendere da un unico operatore. Ne parliamo nell'articolo internet di backup per la Sua attività.

Sì, con sfumature che non sempre vengono considerate. Installiamo una videosorveglianza segnalata, con registrazione crittografata e conservazione limitata allo stretto necessario, ma oltre a questo c'è una linea che non si può superare: le stanze in cui si visita il paziente —ambulatorio, sala medicazioni, qualsiasi spazio in cui si parli della sua salute— non possono essere riprese, mentre le zone comuni come l'ingresso, la sala d'attesa o il corridoio ammettono la telecamera con il relativo cartello ben visibile. Questa distinzione tra area assistenziale e area comune è quella che più spesso si trascura nel posizionare le telecamere, ed è la prima che verifichiamo in un sopralluogo. Definiamo anche l'inquadratura perché riprenda gli accessi e non i volti dei pazienti in sala d'attesa più del necessario. Il cartello informativo è obbligatorio e non è una formalità da poco; lo spieghiamo nella guida cartello delle telecamere: cosa richiede e come farlo bene.

Non esiste una cifra unica perché dipende dal tipo di dato e dalla finalità, ma c'è un criterio chiaro: si conservano solo finché servono allo scopo per cui sono state registrate, e poi si cancellano. In una clinica questo riguarda le immagini delle zone comuni, che non devono essere conservate a lungo salvo un incidente concreto che giustifichi una conservazione più lunga. Configuriamo il sistema perché la cancellazione sia automatica in base all'anzianità, invece di dipendere da qualcuno che entri a ripulire le registrazioni ogni tanto, che è quello che succede in pratica quando non si automatizza e si finisce per accumulare tutto senza controllo. Lasciamo anche documentato il criterio di conservazione, che è ciò che bisogna poter mostrare se qualcuno chiede perché quelle immagini sono ancora lì. Lo approfondiamo nell'articolo per quanto tempo vanno conservate le registrazioni delle telecamere.

Sì, e in una clinica ha più senso che in quasi qualsiasi altra attività, perché chi fornisce l'assistenza informatica entra in computer dove ci sono cartelle cliniche. Il GDPR chiama questa figura responsabile del trattamento ed esige che il rapporto sia regolato da un contratto: quali dati tratta, per quale finalità, quale riservatezza assume il personale che accede ai Suoi sistemi, quali misure di sicurezza applica e cosa succede ai dati se cambia fornitore. Troviamo spesso cliniche con tutta la documentazione sulla protezione dei dati revisionata e senza questo contratto firmato, proprio con chi ha più accesso tecnico. È una delle cose più semplici da risolvere: si chiede, si firma ed è chiuso. E conviene diffidare di un fornitore che si stupisce quando glielo chiede, perché quel contratto è proprio ciò che tutela Lei se qualcosa va storto per causa sua. Lo spieghiamo nel dettaglio nella guida cosa deve includere un contratto di manutenzione informatica.