Quant temps
guardar les gravacions

Un mes com a màxim des que es capten les imatges, i aquest límit no és una recomanació de bones pràctiques: és el que fixa la normativa de protecció de dades per a la videovigilància. Passat aquest termini cal suprimir-les, i a la majoria d'instal·lacions això no requereix que ningú faci res a mà, perquè el gravador treballa en bucle i sobreescriu automàticament el més antic quan el disc s'omple. El problema real no sol ser la voluntat de complir, sinó que aquest bucle es configura una sola vegada, el dia de la instal·lació, i després ningú el torna a mirar. Amb els anys, i sobretot si el disc instal·lat és més gran del necessari, el sistema pot acabar acumulant mesos de gravacions sense que ningú se n'hagi adonat. Guardar més temps per si de cas, encara que sembli una precaució raonable, no ho és: és senzillament un incompliment que es manté només perquè ningú el revisa.

No l'hauries de tenir, i aquí hi ha la confusió més habitual sobre aquesta excepció: molta gent creu que permet allargar el termini general quan cal, i funciona just al revés. L'excepció no amplia res per a tot el sistema; permet localitzar i conservar un fragment molt concret, el que acredita un fet que pot ser delicte o infracció, i només si s'actua dins del mes en què aquella gravació encara existeix. Passat aquest mes, si ningú va extreure el fragment a temps, ja no hi ha res a recuperar perquè el bucle de sobreescriptura se l'ha endut. Extreure aquest fragment vol dir treure'l del gravador a un arxiu a part, amb data, hora i càmera identificades, i bloquejar-lo de l'esborrat automàtic mentre la resta del sistema segueix el seu cicle normal d'un mes. Aquest material no es queda guardat indefinidament al teu despatx: l'objectiu és lliurar-lo a la policia o al jutjat, no acumular un arxiu paral·lel d'incidents.

És exactament el contrari del que sembla. Un gravador configurat per guardar un any no està més preparat ni ofereix més garanties: està incomplint la normativa cada dia a partir del dia trenta-u, de manera continuada i sense que calgui cap incident perquè aquest incompliment existeixi. I hi ha una segona cara del problema que sovint es passa per alt: com més temps s'acumulen imatges, més gran és el dany si algú accedeix a aquell disc sense autorització, perquè ja no es tracta d'un mes de gravacions sinó d'un historial complet de qui ha entrat, sortit o passat per davant de cada càmera durant tot un any. L'emmagatzematge prolongat se sol presentar, fins i tot comercialment, com una prestació superior de l'equip, però no ho és: és simplement més superfície exposada. Si tens un gravador així, el més sensat no és preguntar-te si convé guardar més, sinó corregir la configuració com més aviat millor i deixar que el bucle torni a caure dins del mes.

Només el responsable del sistema i les persones a qui ell hagi autoritzat expressament i per escrit, i únicament per a la finalitat de seguretat que va justificar instal·lar les càmeres. Això deixa fora usos que a la pràctica són molt habituals i que molta gent no percep com un problema: ensenyar una gravació a un tercer per curiositat, fer-la servir per resoldre una discussió interna que no té res a veure amb seguretat, o compartir un clip a xarxes socials o per WhatsApp perquè el moment sembla graciós o cridaner. Qualsevol d'aquests usos és un accés a dades personals sense base legal que l'empari, tingui o no aquella persona autorització general per veure les càmeres: l'autorització cobreix la finalitat de seguretat, no qualsevol ús posterior del que apareix gravat. La llista de qui hi pot accedir hauria d'estar per escrit i no ser més llarga del necessari, perquè cada persona amb accés és un punt més on aquest límit es pot trencar sense que ningú se n'adoni.

A un particular no se li lliura directament el vídeo, encara que insisteixi que hi surt ell i té dret a veure'l. El que sí que té és dret d'accés a les seves pròpies dades, i aquest dret es pot satisfer d'altres maneres, per exemple confirmant-li que hi apareix i en quina franja horària, sense necessitat de donar-li una còpia on també surten terceres persones que no han donat el seu consentiment perquè la seva imatge circuli. Lliurar l'arxiu complet seria, de fet, un tractament de dades d'aquestes altres persones sense cap base legal que ho justifiqui. Si el que hi ha darrere és una possible infracció o un delicte, el circuit correcte no passa pel veí ni per qui reclama: es localitza el fragment concret, es conserva i es posa a disposició de la policia o del jutjat, que són qui té legitimació per demanar-lo i tractar-lo. Si et trobes en aquesta situació i no tens clar com respondre sense exposar-te, el sensat és consultar-ho abans de lliurar res.

El termini màxim legal és el mateix a qualsevol lloc: un mes, sense distinció pel tipus de negoci o d'immoble. El que canvia d'un cas a l'altre és quin termini és raonable dins d'aquest límit. En un comerç amb caixa, on un descoblament o una incidència sol detectar-se en hores o en un parell de dies, no cal ni de lluny apurar el mes complet. En una nau o un local amb activitat discontínua, per exemple que tanca el cap de setmana, té sentit cobrir almenys un parell de setmanes, perquè un incident ocorregut un divendres a la tarda pot no detectar-se fins que algú torna el dilluns al matí. La idea general és que el termini es fixi pensant en quant es triga realment a adonar-se que ha passat alguna cosa, no en apurar el màxim legal per sistema només perquè el disc ho permet. Guardar el mes sencer sense necessitat no aporta res, i sí que afegeix risc.

Depèn de diversos factors que canvien molt d'una instal·lació a una altra: quantes càmeres hi ha, a quina resolució graven i si ho fan en continu les vint-i-quatre hores o només quan detecten moviment, cosa que redueix molt el volum d'hores gravades. No hi ha una xifra única de gigues o teres que serveixi per a tots els casos, i qui la doni sense conèixer la teva instal·lació concreta està endevinant. L'important no és tant calcular el disc exacte com plantejar el problema al revés de com se sol fer: en lloc de comprar el disc més gran disponible i veure quant dura, es tria la capacitat perquè el bucle de sobreescriptura del gravador caigui de manera natural dins del mes que marca el límit legal. Fet així, el compliment deixa de dependre que algú se'n recordi de revisar la configuració cada cert temps: el mateix sistema esborra sol el que ja no hauria de ser-hi, sense que ningú hagi d'intervenir ni recordar res.

El termini màxim és exactament el mateix encara que les imatges no siguin en un disc que tens al davant, així que aquí convé revisar bé el contracte del servei abans de donar-lo per bo. Alguns proveïdors de càmeres al núvol ofereixen com a argument comercial retencions de seixanta o fins i tot noranta dies d'històric, presentant-ho com un avantatge davant la competència. Contractar aquesta opció i deixar-la activa és incomplir exactament igual que tenir un gravador local mal configurat, amb un agreujant afegit: les imatges són en un sistema que no controles directament, gestionat per un tercer, cosa que complica poder demostrar què s'ha fet amb elles i durant quant de temps han estat accessibles. Si el servei que fas servir no permet baixar la retenció per sota d'un mes, aquell servei en concret no encaixa amb el que exigeix la normativa, per moltes prestacions que tingui en altres aspectes, i convé buscar-ne un que sí que permeti ajustar-ho o revisar la configuració amb qui el va instal·lar.