Cuánto tiempo
guardar las grabaciones

Un mes como máximo desde que se captan las imágenes, y ese límite no es una recomendación de buenas prácticas: es el que fija la normativa de protección de datos para la videovigilancia. Pasado ese plazo hay que suprimirlas, y en la mayoría de instalaciones eso no requiere que nadie haga nada a mano, porque el grabador trabaja en bucle y sobrescribe automáticamente lo más antiguo en cuanto el disco se llena. El problema real no suele estar en la voluntad de cumplir, sino en que ese bucle se configura una única vez, el día de la instalación, y después nadie vuelve a mirarlo. Con los años, y sobre todo si el disco instalado es más grande de lo necesario, el sistema puede acabar acumulando meses de grabaciones sin que nadie se haya dado cuenta. Guardar más tiempo por si acaso, aunque parezca una precaución razonable, no lo es: es sencillamente un incumplimiento que se sostiene solo porque nadie lo revisa.

No deberías tenerla, y ahí está la confusión más habitual sobre esta excepción: mucha gente cree que permite alargar el plazo general cuando hace falta, y funciona justo al revés. La excepción no amplía nada para todo el sistema; permite localizar y conservar un fragmento muy concreto, el que acredita un hecho que puede ser delito o infracción, y solo si se actúa dentro del mes en que esa grabación todavía existe. Pasado ese mes, si nadie extrajo el fragmento a tiempo, ya no hay nada que recuperar porque el bucle de sobrescritura se lo ha llevado. Extraer ese fragmento significa sacarlo del grabador a un archivo aparte, con fecha, hora y cámara identificadas, y bloquearlo del borrado automático mientras el resto del sistema sigue su ciclo normal de un mes. Ese material no se queda guardado indefinidamente en tu despacho: el objetivo es entregarlo a la policía o al juzgado, no acumular un archivo paralelo de incidentes.

Es exactamente lo contrario de lo que parece. Un grabador configurado para guardar un año no está más preparado ni ofrece más garantías: está incumpliendo la normativa todos los días a partir del día treinta y uno, de forma continuada y sin que haga falta ningún incidente para que ese incumplimiento exista. Y hay una segunda cara del problema que se suele pasar por alto: cuanto más tiempo se acumulan imágenes, más grande es el daño si alguien accede a ese disco sin autorización, porque ya no se trata de un mes de grabaciones sino de un historial completo de quién ha entrado, salido o pasado por delante de cada cámara durante todo un año. El almacenamiento prolongado se suele presentar, incluso comercialmente, como una prestación superior del equipo, pero no lo es: es simplemente más superficie expuesta. Si tienes un grabador así, lo razonable no es preguntarte si conviene guardar más, sino corregir la configuración cuanto antes y dejar que el bucle vuelva a caer dentro del mes.

Solo el responsable del sistema y las personas a las que él haya autorizado expresamente y por escrito, y únicamente para la finalidad de seguridad que justificó instalar las cámaras. Eso deja fuera usos que en la práctica son muy habituales y que mucha gente no percibe como un problema: enseñar una grabación a un tercero por curiosidad, usarla para zanjar una discusión interna que no tiene nada que ver con seguridad, o compartir un clip en redes sociales o por WhatsApp porque el momento parece gracioso o llamativo. Cualquiera de esos usos es un acceso a datos personales sin base legal que lo ampare, tenga o no esa persona autorización general para ver las cámaras: la autorización cubre la finalidad de seguridad, no cualquier uso posterior de lo grabado. La lista de quién puede acceder debería estar por escrito y no ser más larga de lo necesario, porque cada persona con acceso es un punto más donde ese límite se puede romper sin que nadie se dé cuenta.

A un particular no se le entrega directamente el vídeo, aunque insista en que sale él y tiene derecho a verlo. Lo que sí tiene es derecho de acceso a sus propios datos, y ese derecho se puede satisfacer de otras formas, por ejemplo confirmándole que aparece y en qué franja horaria, sin necesidad de darle una copia donde también salen terceras personas que no han dado su consentimiento para que su imagen circule. Entregar el archivo completo sería, de hecho, un tratamiento de datos de esas otras personas sin ninguna base legal que lo justifique. Si lo que hay detrás es una posible infracción o un delito, el circuito correcto no pasa por el vecino ni por quien reclama: se localiza el fragmento concreto, se conserva y se pone a disposición de la policía o del juzgado, que son quienes tienen legitimación para pedirlo y tratarlo. Si te encuentras en esta situación y no tienes claro cómo responder sin exponerte, lo sensato es consultarlo antes de entregar nada.

El plazo máximo legal es el mismo en cualquier sitio: un mes, sin distinción por tipo de negocio o de inmueble. Lo que cambia de un caso a otro es qué plazo es razonable dentro de ese límite. En un comercio con caja, donde un descuadre o una incidencia suele detectarse en horas o en un par de días, no hace falta ni de lejos apurar el mes completo. En una nave o un local con actividad discontinua, por ejemplo que cierra el fin de semana, tiene sentido cubrir al menos un par de semanas, porque un incidente ocurrido un viernes por la tarde puede no detectarse hasta que alguien vuelve el lunes por la mañana. La idea general es que el plazo se fije pensando en cuánto se tarda realmente en darse cuenta de que ha pasado algo, no en apurar el máximo legal por sistema solo porque el disco lo permite. Guardar el mes entero sin necesidad no aporta nada, y sí añade riesgo.

Depende de varios factores que cambian mucho de una instalación a otra: cuántas cámaras hay, a qué resolución graban y si lo hacen en continuo las veinticuatro horas o solo cuando detectan movimiento, lo que reduce muchísimo el volumen de horas grabadas. No hay una cifra única de gigas o teras que sirva para todos los casos, y cualquiera que la dé sin conocer tu instalación concreta está adivinando. Lo importante no es tanto calcular el disco exacto como plantear el problema al revés de como se suele hacer: en lugar de comprar el disco más grande disponible y ver cuánto dura, se elige la capacidad para que el bucle de sobrescritura del grabador caiga de forma natural dentro del mes que marca el límite legal. Hecho así, el cumplimiento deja de depender de que alguien se acuerde de revisar la configuración cada cierto tiempo: el propio sistema borra solo lo que ya no debería estar ahí, sin que nadie tenga que intervenir ni recordar nada.

El plazo máximo es exactamente el mismo aunque las imágenes no estén en un disco que tienes delante, así que aquí conviene revisar bien el contrato del servicio antes de darlo por bueno. Algunos proveedores de cámaras en la nube ofrecen como argumento comercial retenciones de sesenta o incluso noventa días de histórico, presentándolo como una ventaja frente a la competencia. Contratar esa opción y dejarla activa es incumplir exactamente igual que tener un grabador local mal configurado, con un agravante añadido: las imágenes están en un sistema que no controlas directamente, gestionado por un tercero, lo que complica todavía más poder demostrar qué se ha hecho con ellas y durante cuánto tiempo han estado accesibles. Si el servicio que usas no permite bajar la retención por debajo de un mes, ese servicio en concreto no encaja con lo que exige la normativa, por muchas prestaciones que tenga en otros aspectos, y conviene buscar uno que sí permita ajustarlo o revisar la configuración con quien lo instaló.